ダンススクールや書道教室など、習い事教室を運営する場合に必要になるのが月謝や受講料の集金です。営利を目的にしないスポーツチームなどでも、会場を借りたり備品を購入するために、メンバーから会費を集めている場合は多いでしょう。
経済産業省の調査によると、2022年の日本におけるキャッシュレス決済比率は36.0%となっており、年々、現金を日常的に利用しないという人が増えています。経済産業省は、キャッシュレス決済比率を2025年までに4割程度にするという目標を掲げており、今後も進んでいくキャッシュレス化の日本において、習い事教室やチームでも、現金以外の月謝の集金方法を検討している方が多いのではないでしょうか。
もちろん、すべてをキャッシュレスにすればよいというわけではなく、手数料などのコストや管理にかかる手間やリスク、受講者のニーズに合わせて、月謝や会費の徴収方法を検討する必要があります。
この記事では、習い事教室で月謝を集金する代表的な方法と、それぞれのメリットやデメリットを解説していきます。時間がないという方は、最後に各集金方法を表にまとめているので、まとめだけでも読んでみてくださいね。
月謝の集金方法の種類とメリット・デメリット
月謝を集金する方法は様々ですが、それぞれメリットやデメリットがあります。あなたの教室の規模や、受講者のニーズにあった集金方法を選択しましょう。
現金集金
主に個人が運営する小規模の習い事教室や、営利目的としないスポーツチームやサークルなどで最も一般的な集金方法が、集金袋などを利用して現金で集金する方法です。
システムを導入する必要がないので、どなたでも利用することができます。金額は集金袋に手書きをし、集めたあとは、集金袋に日付や受領印を押して翌月の請求時にまた受講者へ渡す方法が一般的です。集めた金額や日付が分からなくならないように、エクセルや紙などで記録を必ずつけるようにしましょう。
また、受講者から領収書の発行を求められる場合もあるため準備が必要です。
メリット
- 決済システムの契約が不要なため、誰でも簡単に導入することができる
- 対面でお金を受け取れるので、支払いの際に保護者や生徒とコミュニケーションを取ることで、信頼関係を築きやすい
- 決済手数料が不要なため、コストがかからない
デメリット
- 特に子どもを対象とした習い事の場合、現金を持ち運ぶ不安やリスクがある
- 支払う側はお釣りのないよう現金を用意する手間が大きい
- 金額が間違っていた場合、返金や翌月の相殺などの対応が必要
- 未払いや未回収のリスクがある
- 記録が手作業になってしまうため、支払ったかどうかの確認で人的ミスが発生するリスクがある
クレジットカード決済
2022年にJCBが行った調査（※）によると、クレジットカードの普及率は86%となっており、習い事教室でもクレジットカード払いを導入するケースが増えています。
クレジットカード決済の場合、システムにカード情報を登録し毎月引き落とす方法と、端末で毎回クレジットカード払いを実行する方法の２つがあります。月謝の徴収の場合は前者を採用することが一般的ですが、どちらも決済システムの契約が必要になるため、導入するシステムによって、手数料などのコストが異なります。
メリット
- 現金管理の必要がなく、払う側も受け取る側も安心
- 即時で決済され、自動で結果が反映されるので、手間が少ない
- 履歴をデータで管理でき、月末処理や確定申告などの負担が小さい
- 自動継続課金を設定する場合、回収漏れのリスクを小さくできる
- 支払う側はクレジットカードのポイントや特典を活用できる
デメリット
- 決済システムの契約など、始めるまでのハードルがある
- 決済手数料が発生するため、コストがかさむ場合がある
- 決済事業者から売上が手元に振り込まれるまで期間があくケースがある
- クレジットカードを持っていない生徒や保護者は利用できない
口座振替（自動引落し）
クレジットカード決済より比較的決済手数料を抑えることができ、回収漏れも発生しづらいことから、月謝の集金で多く採用されているのが口座振替（自動引落し）です。特定の金融機関と直接契約を結ぶ方法か、決済代行業者と契約する方法があります。決済代行業者と契約すると、引き落とし口座が限定されないといったメリットがあります。
メリット
- 現金管理の必要がなく、払う側も受け取る側も安心
- 自動で引き落としが行われるため、回収漏れのリスクを小さくできる
- 履歴をデータで管理でき、月末処理や確定申告などの負担が小さい
- クレジットカードや電子マネー決済と比べると、手数料が安い場合が多い
デメリット
- 決済システムの契約や、受講者の口座登録などがはじめに必要
- 決済手数料が発生する
- 銀行口座残高が不足している場合は回収漏れがおきてしまう
- キャンセルや返金が難しい場合がある
口座振込
口座振込は、口座振替（自動引落し）とは異なり、運営者が指定する口座に受講者が毎月振込を行う方法です。教室側が口座を持っていれば導入できるため、現金同様導入コストを小さくすることができます。また、振込にかかる手数料は支払う側が負担することが多く、運営者側のコストを小さくできるため、非営利団体などでも導入しやすい方法です。
ただし、支払い履歴は通帳で確認するしかないため、現金同様にエクセルや紙の帳簿などで記録を必ずつけるようにしましょう。
メリット
- 現金管理の必要がなく、払う側も受け取る側も安心
- 保護者が支払のために教室へ足を運ぶ必要がない
- 履歴や入金状況を銀行明細で確認できるため、現金よりリスクが小さい
デメリット
- 入金処理に時間がかかる場合があり、即時の確認が難しいことがある
- 振込元の名前が受講者と異なる場合などに管理が煩雑になったり、人的ミスの可能性がある
- 金額が間違っていた場合、返金や翌月の相殺などの対応が必要
- 支払う側に振込手数料の負担がある
QRコード決済
まだまだ習い事教室で見かけることは多くない方法ですが、PayPayやLINEPayなどのQRコード決済を導入する方法もあります。決済システムによっては、クレジット払いとあわせて契約の申請ができる場合もあるので、受講者の要望や教室の形態、手数料率によっては検討してみるとよいでしょう。
メリット
- 現金管理の必要がなく、払う側も受け取る側も安心
- スマートフォンを使って支払いが簡単に行える
- 即時で決済され、自動で結果が反映されるので、手間が少ない
- 支払う側がポイントや特典を活用できる
デメリット:
- 決済システムの契約など、始めるまでのハードルがある
- 決済手数料が発生するため、コストがかさむ場合がある
- 決済事業者から売上が手元に振り込まれるまで期間があくケースがある
- アカウントを持っていない生徒や保護者は利用できない
月謝の集金方法のまとめ
この記事では、習い事教室で月謝を集金する代表的な方法を解説しました。それぞれにメリットとデメリットがあり、教室の運営方法によって、様々な集金方法が考えられます。
最後に、集金方法についてわかりやすく表にまとめました。
| 集金方法 | 導入のしやすさ | 手数料 | 管理のしやすさ | 安全性 |
| 現金集金 | ★★★ | 無料 | △ | ★ |
| クレジットカード | ★ | 有料（3~4%） | ◎ | ★★ |
| 口座振替（自動引き落とし） | ★ | 有料（1~3%+初期費用） | ◯ | ★★★ |
| 口座振込 | ★★★ | 有料（※振込側負担） | △ | ★★ |
| QRコード決済 | ★ | 有料（1.5~4%） | ◯ | ★★ |
１つの集金方法に絞らないといけないということもなく、途中で変更することもできるので、教室の規模や状況にあわせて、払う側も受け取る側も負担の少ない方法を選ぶとよいでしょう。
GMOレンシュの紹介
チーム・教室のための連絡集金サービス「GMOレンシュ」は、習い事運営に発生する事務作業を効率化することができるサービスです。運営業務をスムーズに、「教える」ことに時間を使うというミッションのもと機能開発を行なっており、「集金」「連絡」「予定管理」「受講者管理」といった、習い事運営に役立つ機能が一通り揃っています。
GMOレンシュでは、記事内で紹介したクレジットカード払い、口座振替のほか、コンビニ決済も提供しています。また、支払い方法は受講者側で選ぶことができるようになっているため、これひとつで、受講者にあわせた集金方法を導入することができるメリットがあります。
そのほか、レッスンやイベントの予定を共有できたり、受講者にお知らせを配信できたりといった集金以外の機能が充実していることも特徴で、教室運営に関する事務負担をまとめて軽減することができるため、運営者様が「教える」ことにより時間を使えるようになります。
月額利用料は定額で、生徒数によって変動することがないため、これから教室を始める場合にも安心して導入いただけます。
「教える」にチャレンジしてみる際には、ぜひ一度導入をご検討くださいね。
最後までお読みいただきありがとうございました。