振替レッスンの提供は、生徒の習熟レベルの向上と満足度向上に大きく影響する要素のひとつです。一方、教室の運営者にとっては調整業務が膨大になるなどの側面もあります。特に多くの生徒を抱える教室やカルチャースクールでは、日程調整に悩まれている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、教室運営者向けに振替レッスンをする意義のご紹介や振替レッスンを実施する際に運営業務を効率化するためのノウハウをまとめてみました。ぜひ、最後まで読んでみてくださいね。
振替レッスンとは？
振替レッスンの概要
振替レッスンとは、生徒側で発生した事情で予定されていたレッスンを欠席した際に、別の日に補うための仕組みです。連続したレッスンを保つことができるため、技術の向上を図る上で重要な役割を果たします。技術向上にもつながりますし、習熟レベルが上がることによって意欲の維持にもつながるため、満足度の向上としても役割を果たします。
振替レッスンは導入するべき？
結論、振替レッスンの仕組みを導入するかどうかについては教室側の任意であり、必ず提供する必要はありません。
教室の規模や講師の指導方針、生徒の意欲によっても提供するべきかどうかは変わります。ただし、個人レッスンや少人数クラスでレッスンを行う業界の場合は、振替レッスンを提供するのが慣習になっている場合も多いため、振替レッスンを行わない場合には生徒や保護者に事前に説明しておくのが無難でしょう。
お子さん向けの教室の場合には、学校の行事などのやむを得ない事情でレッスンに参加できないケースもあります。振替レッスンを用意しておくことで、生徒のモチベーション維持につながる場合もあるので、一部の時期や一部のクラスにのみ振替レッスンを導入するなど、部分的な導入も検討してみるのもよいでしょう。
振替レッスンはメリットだけではなくデメリットもあるため、メリットがデメリットを上回る場合には導入を検討してみるのがよいでしょう。メリットとデメリットは以下の通りです。
振替レッスンのメリットとデメリット
振替レッスンは生徒側に多くのメリットをもたらしますが、一方でいくつかのデメリットもあります。
振替レッスンのメリット
まず、メリットからご紹介いたします。
生徒側：振替レッスンのメリット
振替レッスンの最大のメリットは、なんらかの事情でレッスンを欠席した際に、学習機会の損失が発生しないということです。技術向上を目的としている習い事の場合、継続的にレッスンを受けているということは技術向上に大きく影響します。計画的に学習を進めることが可能になり、結果として意欲の向上につながる場合もあります。
月謝制の場合には振替レッスンがあることで、料金に対して納得感も得やすいでしょう。
教室側：振替レッスンのメリット
教室側のメリットとして、効率的な学習を促進することができるという点があります。レッスンを通して習熟度が上がると、お子さんの学校や保護者の間で口コミが広がり、集客につながる場合もあります。生徒本人の意欲の向上にもつながるため、継続率の向上も期待できます。
振替レッスンのデメリット
続いて、デメリットを紹介していきます。デメリットに関しては主に教室・講師側に多く発生します。
教室側：振替レッスンのデメリット
まず、日程の調整業務が膨大になる可能性があります。振替レッスンをするためには、当然ながら講師と生徒両方の都合に合わせて時刻をセッティングしなければなりません。振替をしたくても日程が合わないことも多くあるでしょう。
ふたつめに講師側に心理的な負担が発生するという点です。日程的な問題などで「この人は振替可能だけど、この人には振替できない」というケースが発生する可能性があります。また、生徒側の一方的な都合で振替の要求が多発してしまう場合も考えられます。
生徒都合でお休みになったレッスンの時間は講師側にとっては必ずしもお休みの時間に使えるわけではないので、肉体的に疲弊してしまう可能性もあるでしょう。
満足度向上に寄与する一方で、講師側に発生する負担も多くあるため、規約には振替レッスンに関する条件はしっかり記載して、毅然とした対応をする必要があります。
教室規約にはどんなことを記載しておくべき？
振替レッスンを提供するにあたり、定めておくべき規約をまとめてみました。
あくまでも一例のため、これから規約を定める際には、同業種の教室の利用規約を調査しておくことをおすすめします。
| 振替の回数制限 | 月に何回まで振替可能か |
| 振替の取り消しに関して | 振替したレッスンは取り消せる？ 振替したレッスンは再度振替可能か？ |
| 振替は月（週）またぎ可能か | もともとのレッスン日を起点として 振替できるのはお休みした月（週）内か それとも翌月（週）までOKか |
| 振替の申請期限 | もともとのレッスン日を起点として 振替はいつまでに申請しなければいけないか |
| 振替できない期間 | 年末年始、お盆、発表会のある月など 振替できない期間はあるか |
| 連絡・振替手段 | 指定の連絡振替手段（電話、メール） |
| 振替できない条件 | 学校行事の場合や体調不良の場合以外はNG |
また、実際の運用の際には例外的な対応が必要な場合もあるでしょう。例外的な対応をした場合には、きちんと明文化しておき「なぜ例外的に対応したのか」を文書として残しておくことも重要です。
生徒側とのトラブルを避けるためにも、規約に同意してもらう以外でも体験レッスン時での説明や定期面談等で繰り返し説明をするのがよいでしょう。
振替レッスンを効率よく行うためには？
実際に振替レッスンを提供するには多くの調整業務が発生します。効率よく行うためのアイデアをまとめたので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
振替レッスン用の時間枠を用意しておく
振替レッスンを行うには講師側に空きの時間枠があることが前提です。もともと予定されていたレッスンが、どれくらいキャンセルされるのかをあらかじめ予測しておき、振替用に時間枠を用意しておくとスムーズに調整することが可能です。
振替機能があるシステムを導入する
もっとも効率的な方法は、振替機能があるシステムを導入して、調整業務自体を自動化することです。システムで自動化することで、講師側の心理的負担を取り除くことができますし、スケジュール的に振替レッスンの実施が難しい場合でも納得感が生まれトラブルを防止することにもつながります。
振替機能があるシステムを導入する際には、以下のポイントを押さえるのがよいでしょう。教室がどのような運営方針なのかにもよるので、あくまでも一例として参考にしてみてくださいね。
生徒側が予約を行えるようにする
教室側が調整するような仕組みだと、振替レッスンが講師のスケジュール的に難しい場合、お断りする業務が発生してしまいます。そのため、空いている枠に対して生徒側が振替レッスンの希望申請するような仕組みにしておくと業務を減らすことが可能になります。
振替予約の締め切りが設定できる
枠が空いているとはいえ、直前に振替予約を受け付けてしまうと、物理的に講師側の日程調整が発生し心理的な負担につながります。そのため、枠に対して予約可能な期限を設けることで、日程調整が簡単になります。
まとめ
振替レッスンは学習の促進のために大きい役割を果たす一方で、トラブルの原因や教室や講師の負担になるという面もあります。教室規約において振替レッスンに関しての項目を充実させるなど、トラブルを防止することが重要です。
また、システムを導入することで実際の業務が簡単になる場合もあります。教室ごとに運営方針は異なるため、ご自身の教室にあった運用が可能なシステムなのかを事前に調査することがおすすめです。
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無料でお試しすることが可能なので、使用感を確かめた上で導入を進めることが可能です。これから「振替業務を効率化していきたい」と考えている方はぜひ一度無料お試ししてみてくださいね。
本記事を最後までお読みいただきありがとうございました。