ヨガ教室やダンス教室、ピアノ教室などの習い事教室では、レッスン枠の予約管理が業務の１つとして挙げられます。
紙のスケジュール帳や表での管理は、スケジュール表が手元にない際に受講者への返答が遅れてしまったり、重複してレッスン予約を受け付けてしまうリスクがあったりといった不安があります。また、日程の調整に生徒とのやり取りが複数回発生することもあり、それだけで大きな手間になります。
予約の管理にシステムを導入する方法は効果的ですが、無料のGoogleカレンダーを利用して予約システムを作成することも可能です。
この記事では、習い事教室で「予約システム」としてGoogleカレンダーを利用するための設定方法や、メリット・デメリットについて解説しています。
Googleカレンダーとは？
Googleカレンダーは、Googleが提供しているオンラインのカレンダーサービスです。
個人で日々の予定を管理するだけでなく、組織で予定を共有しあうことができるようになっており、スケジュールの管理にとても役立つツールです。Googleアカウントを持っていれば、無料で利用することが可能です。
Googleカレンダーを使用すると、ユーザーは重要なイベントや予定をカレンダーに追加し、日付や時間、場所、詳細などの情報を記録することができます。また、リマインダーや通知機能を活用することで、予定を忘れることなく把握することができます。
また、Googleカレンダーは他のユーザーとのスケジュール共有も簡単に行えます。他のユーザーとカレンダーを共有することで、予定の調整や会議のスケジューリングがスムーズに行えます。さらに、Googleカレンダーはスマートフォンやタブレット、パソコンなど様々なデバイスからアクセスできるため、いつでもどこからでも自分のスケジュールを確認し、管理することができます。
Googleカレンダーで予約フォームを作成するには？
そんなGoogleカレンダーの「予約スケジュール」という機能を利用して、レッスン予約に使える簡単な予約システムを作成できることはご存知でしょうか。
「予約スケジュール」機能を使うと、カレンダー上に予約枠を作成し、生徒や受講者から予約を受け付けることができるようになります。
予約可能な枠は、曜日や時間を自由に選んで作成できるほか、個人のカレンダーに予定が入っている日は自動で予約枠が受付不可の状態になるので、ダブルブッキングなどの心配もありません。
また、予約時に入力してほしい、電話番号やクラスなどの任意の項目を設定できたり、予約完了時にはメールでお知らせを送信できたりと、簡単な予約システムに必要な機能は概ね揃っていると言えるでしょう。
もしあなたが予約システムを検討していて、まずは無料で始めたい！という場合には、ぜひこの記事を読んでみてくださいね。
※Googleの無料アカウントでカレンダーを利用している場合、予約ページは 1 つのみ作成が可能です。受け付け可能な予約件数に上限はありません。なお、複数の予約ページを作成したい場合には、有料アカウントへのアップグレードが必要です。そのほか、有料アカウントの特典については、Google公式の案内もご確認ください。
「予約スケジュール」機能の利用方法
はじめに：Googleアカウントを作成する
カレンダーの作成には、まずはじめに、Googleアカウントを取得する必要があります。Googleアカウントを取得すると、カレンダー以外にもメールアドレスなども利用ができるようになるので、教室やチームとして１つ持っておくととても便利です。
- Googleアカウントのログインページにアクセスし「アカウントを作成」をクリックします
- 姓・名を入力します
3. 基本情報を入力します
4. Gmailアドレスを作成します。独自の文字列を指定できます。
5. パスワードを設定します
6. 電話番号を入力し、確認コードで本人確認を行います
7. 認証が完了し、規約に同意すると、アカウントが作成できます
予約スケジュールの作成
- 作成したGoogleアカウントにログインし、カレンダーにアクセスします
- カレンダーの左上の「＋」ボタンをクリックし、「予約スケジュール」を選びます
- 「予約のタイトル」を入力し、「予約の長さ」と「空き時間」を設定しましょう
4. 予約の受付期間を選びます。
「予約の受付開始日」は、予定枠の何日前から予約受付を開始するかの設定です。チェックを入れないと、何日先でも予約可能になるため、基本的には30日〜60日程度で設定すると良いでしょう。
また、「予約の受付終了時間」には予約受付を終了する時間を設定できます。たとえば、当日は予約を受け付けたくない場合には、24時間に設定します。
5. 予約済みの予定の設定
以下の設定ができます。
・準備時間：予約枠と予約枠の間の時間です。例えばレッスン時間を50分とし、準備期間を10分とすると、時間の区切りが良いでしょう。
・1日あたりの予約件数の上限：1日に受け付ける予約に上限を設ける場合設定しましょう。
6. 「次へ」を押すと受講者に表示させる場所や説明を設定できます。
7. 予約フォームで取得したい情報がある場合、「質問の追加」を押して追加しましょう
8. 「保存」すると予約カレンダーが作成されます
9. 「共有」から予約カレンダーのリンクを取得できます。LINEビジネスアカウントやHP上で受講者に案内し、予約を受け付けることができます。
Googleカレンダーで予約フォームを作成するメリット
Googleカレンダーを利用して予約フォームを作成するメリットは以下のようなものがあります。
無料で始めることができる
Googleカレンダーを使用してレッスン予約を受け付ける際の最大のメリットは、その手軽さです。予約システムを導入しようと思うと、どうしても有料のサービスの契約が必要となってしまいますが、Googleカレンダーの場合、追加のコストをかけることなく、予約管理システムを導入することができます。
教室の規模がまだ小さい場合や、これから始めるという場合には、最初はGoogleカレンダーなどの無料のシステムを検討してみるのが良いでしょう。
操作や設定が簡単
Googleカレンダーの操作画面はとてもシンプルです。カレンダーの作成、イベントの追加や編集、共有設定など、すべての機能が使いやすく設計されている点が特徴で、専門的な知識や技術を持たなくても、簡単に予約システムを構築し、運用することができます。
受講者側も直感的に予約ができる
Googleカレンダーはカレンダーアプリとして広く普及しているため、多くの人々が日常的に利用しています。そのため、受講者にとっても、予約のために新しくアカウントを取得したりする手間がないというメリットがあります。慣れたツールで操作できるため、WEBでの予約についても、ストレスや混乱を感じにくく、スムーズな案内が可能であるといえるでしょう。
予約の完了時にメールを送ることができる
Googleカレンダーを使用してレッスンの予約を受け付ける場合、予約が完了した際に自動的にメール通知を送る機能があります。この機能を活用することで、予約の不備や混乱を事前に防ぐことができます。
Googleカレンダーで予約フォームを作成するデメリット
無料で手軽に利用できるGoogleカレンダーの予約システムですが、デメリットとして以下のようなことが挙げられます。できないことや向いていない使い方もあるので、自分の教室の運営にあっているか、確認してから使うとよいでしょう。
1つの予約枠に対して1人しか予約できない
Googleカレンダーの予約システムでは、1つの予約枠につき1人しか予約ができません。複数の人が同じ時間の枠を予約することはできないため、複数人でのグループレッスンの管理をする場合には利用が難しくなってしまいます。
個人レッスンを主とするスクールの場合は、Google カレンダーを使った予約システムでも十分に対応可能ですが、グループレッスンがメインの場合には、そのほかの予約システムも検討する必要が出てくると言えます。
予約画面のカスタマイズやデザイン変更はできない
Googleカレンダーの予約画面はデザインの変更には対応していません。そのため、教室や運営者が独自のブランディングやスタイルに合わせた予約画面を作成することが難しくなります。特定のイメージやレイアウトを持つ予約フォームが必要な場合は、独自のホームページを作成するか、他の予約管理ツールを検討する必要があります。
受講者側でキャンセルが簡単にできてしまう
Googleカレンダーの予約システムでは、受講者側でのキャンセルが簡単に行えてしまうという懸念があります。予約のキャンセルは、予約した本人が直接Googleカレンダーにアクセスし、該当の予約を削除するだけで完了します。そのため、教室のスケジュール管理に混乱が生じる可能性がどうしても残ってしまいます。
複数の予約カレンダーを使うには有料アカウントへのアップグレードの必要がある
現状、無料アカウントでの利用の場合は、複数の予約カレンダーを作成することはできません。複数の教室や講座・レッスンを運営する場合で、それぞれのカレンダーを別々に管理したい場合などには、有料アカウントへのアップグレードが必要となります。
レッスンやコースを増やす際には、有料アカウントへのアップグレードとあわせて、ほかの予約システムや、教室の管理システムを検討してみる必要があるでしょう。
まとめ
Googleカレンダーの「予約カレンダー」機能を使って、レッスンの予約システムを作成する方法やメリット・デメリットを紹介しました。
「予約カレンダー」機能を使うと、無料で簡単に予約フォームを用意することができるので、個別レッスンや体験入会などで活用することができるでしょう。
ただ、無料で使える機能には制限があったり、グループレッスンの予約管理には向かないため、レッスンの形態や内容によっては、そのほかの予約システムや管理システムの導入も検討してみましょう。
GMOレンシュのご紹介
チーム・教室のための連絡集金サービス「GMOレンシュ」は、チームや教室運営に発生する事務作業を効率化することができるサービスです。
運営業務をスムーズに、「教えること」に時間を使うというミッションのもと機能開発を行なっており、「集金」「連絡」「予定管理」「受講者管理」といった、教室の運営に役立つ機能が一通り揃っています。
「予約」の管理については、2024年4月現在、「予定」機能を使って、受講者から出席を募る方法で管理することが可能です（外部向けの予約フォームとして利用できる機能については、開発中となっています）。
「予約」以外でも、GMOレンシュを導入することで、受講料のお支払いのキャッシュレス化（クレジットカード払い・コンビニ払い・口座振替）に対応できたり、受講者向けのお知らせを専用のアプリケーションの開発などは不要で導入することができます。月額利用料は定額で、生徒数によって変動することがないため、これから教室を始める場合にも安心して導入いただけます。
「予約」に限らず、教室の運営を効率化したいという方は、ぜひ一度導入をご検討ください。最後までお読みいただきありがとうございました。
