ピアノ・書道などの習い事教室や、ダンス・スポーツなどのスクールの入会時に、受講者へ記入いただいている「入会申込書」。必要なことはわかっているけど、どのような内容を記載したらいいのか迷われている方や、どんな方法で受講者へ案内したらいいのかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事では、習い事教室・スクールで作成するべき「入会申込書」のポイントや受付方法ごとのメリット・デメリットを紹介しています。登録などは不要ですぐにダウンロードできる「入会申込書」のテンプレートも配布しておりますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
入会申込書とは？
習い事教室やスクールを始める際、入会される方にはじめに書いてもらうのが「入会申込書」です。
「入会申込書」は、入会する方の情報を取得することはもちろん、入会の意思を確認し教室の規約へ同意してもらう大切な役割を持っています。
利用規約に同意いただく方法としては、入会申込書に利用規約の全文を添付し、入会申込書中で、「本申込書記載の利用規約に同意します。」と記載しておき、その入会申込書に署名・押印をもらうという方法が一般的です。
「入会申込書」を提出してもらわないまま習い事教室やスクールのサービスを提供し始めてしまうと、その後の意図しないトラブルや認識のすれ違いに繋がる恐れがあるため、受講の開始前に必ず提出してもらうようにしましょう。
入会申込書に記載すべき内容
受講者の情報
最初に、入会する受講者の情報を記載する欄を設けましょう。
具体的には、氏名・ふりがな・生年月日・性別・住所等が挙げられます。
保護者の情報
入会する受講者が未成年の場合には、保護者の情報を必ず取得しましょう。
具体的には、保護者の氏名・ふりがな・住所・電話番号・メールアドレスなどです。
また、緊急連絡先として、上記で取得した保護者以外の方の連絡先も取得しておくと、緊急時に保護者のどちらかと連絡が取れない場合などに有効です。
教室規約への同意
入会申込書には、教室の規約へ同意して入会する旨を必ず記載しておくようにしましょう。入会後にトラブルがあった際や、教室のルールを守ってくれないかたがいた際などに役立ちます。
なお、教室の規約の作成方法に悩まれている方は、こちらの記事も是非参考にしてみてください。
教室ごとの任意項目情報
教室やチームによっては、小学校名やユニフォームのサイズ、楽器やスポーツの経験などの項目を取得する場合もあるでしょう。
追加で知りたいことがある場合には記載しておきましょう。
日付・署名等
最後に、申し込みを行った日付と、受講者または保護者が内容を確認し同意したことを示す署名の欄を設けましょう。
入会申込書の受付方法
入会時に紙の申込書へ記入してもらう
入会申込書の一般受付受付の方法として、印刷した紙の申込書へ入会時に直接記入いただく方法があります。メリット・デメリットは以下のとおりです。
オフラインで入会申込書を受け付けるメリット
- 入会意思が高い状態で記載してもらえる
- 別途システムを用意する必要がなく、コストを少なく準備できる
オフラインで入会申込書を受け付けるデメリット
- 手渡しの必要があるため、入会のために来校する手間と時間がかかる
- 間違った際に書き直しの手間ががかかる
- 紙で記載されたものをエクセルなどに転記する場合、ミスのおそれがある
- 紙の劣化、保存の負担が大きい
オンラインの入会フォームを作成する
紙の入会申込書をオフラインで提出してもらう以外の方法として、WEB上に入会フォームを作成する方法があります。
Googleフォームやformsなどのシステムを利用したり、習い事やチーム向けの管理サービスを導入することで、入会フォームをオンライン化し、どこからでも申し込みができる環境を整えることが可能です。
メリット・デメリットを見てみましょう。
オンラインで入会申込書を受け付けるメリット
- 入会のために来校する手間がなく、いつでもどこでも申し込みができる
- 間違っても入力のやり直しが比較的簡単
- 入力された情報をそのままPCやタブレット上で管理でき、ミスが少ない
- ファイルなど、リアルの保存場所が不要で管理しやすい
オフラインで入会申込書を受け付けるデメリット
- 有料のシステムを利用する場合はコストがかかる
- システムによっては、受講者がアカウントを作成する手間が発生する場合がある
- セキュリティ面の不安
すぐに使える入会申込書を無料ダウンロード
本記事の内容を反映した入会申込書のA4サイズのテンプレートを以下よりダウンロードできます。
ダウンロードには会員登録や個人情報のご入力は必要ありませんので、ぜひご参考にしてみてくださいね。
※なお、本記事の内容はあくまでも教室が参考とし入会申込書を作成することを前提としています。実際に利用される場合には、運営者様の責任においてご利用ください。内容及び利用につきましては、当社では一切の責任を負いかねます。
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運営業務をスムーズに、「教える」ことに時間を使うというミッションのもと機能開発を行なっており、「集金」「連絡」「予定管理」「受講者管理」といった、教室の運営に役立つ機能が一通り揃っています。
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また、入会フォームも作成することができるため、入会時に利用規約の同意を得ることもでき安心です。
「教える」ことに関わっているみなさまは、ぜひ一度導入をご検討くださいね。
最後までお読みいただきありがとうございました。
