学研教育総合研究所2023年の調査による最新「子供の習い事ランキング」によると、学校以外で行っている習い事として1番多いものは『水泳』です。
学年別にみると小学校１〜４年生で１位にランクインしており、低学年から中学年で特に人気の高い習い事となっています。
そんな多くの児童を抱えるスイミングスクールにおいては、実際の授業のほかにもさまざまな運営業務が発生しているでしょう。
この記事では、スイミングスクールを運営している方や、これから運営を任されたという方向けに、代表的な運営業務と、運営の効率化に使えるアイデアをいくつかご紹介します。
スイミングスクールの代表的な運営業務
受講者管理
すべてのスクールでいえることですが、所属する受講者の管理は必須です。
人数規模が大きいスクールの場合、独自の管理システムを導入し管理をしていることが多いでしょう。独自のシステムがない場合、エクセルなどで管理する方法があります。
どの方法でも、個人情報のため適切な方法で管理するように細心の注意をはらいましょう。
集金
スクールの授業料の集金は、スイミングスクールの運営業務の中でかなり大きい割合を占める業務に当たるでしょう。毎月の請求額を算出し、支払締切日までにもれなく集金を行う必要があります。
習い事における集金方法の代表的なものは以下があります。
| 集金方法 | 導入のしやすさ | 手数料 | 管理のしやすさ | 安全性 |
| 現金集金 | ★★★ | 無料 | △ | ★ |
| クレジットカード | ★ | 有料（3~4%） | ◎ | ★★ |
| 口座振替（自動引き落とし） | ★ | 有料（1~3%+初期費用） | ◯ | ★★★ |
| 口座振込 | ★★★ | 有料（※振込側負担） | △ | ★★ |
| QRコード決済 | ★ | 有料（1.5~4%） | ◯ | ★★ |
スイミングスクールの場合、月謝制を導入しているケースがほとんどであるため、毎月の集金に便利な「口座振替」や「クレジット払い」が主流のようです。
教室の規模や形態に合わせて、集金方法を検討するとよいでしょう。
欠席管理・振替
また、日々の業務で負担が大きいものが欠席があった際の振替レッスンの調整です。
月謝制の場合、振替制度があったほうが生徒の納得感は高く、満足してもらえますが、すべての欠席について振替を行っていては、教室の運営も続きません。
そのため、生徒都合の欠席による振替については、事前に以下のようなルールを定め、講師の負担が少なくなるよう努めましょう。
- 振替可能な欠席の申し出期間：レッスンの何日前、何時間前など
- 振替先として指定可能な期間：欠席したレッスンと同じ月、1ヶ月以内など
- 振替可能な回数：1ヶ月1回のみなど
- 振替可能な理由：学校行事、体調不良のみなど
また、スケジュール調整が可能なシステムを導入し、生徒側が自分で振替日を選べるようにする方法もあります。振替の調整にかかる時間が大幅に削減できるので、生徒数が一定数を超えるスイミングスクールの場合、システムの導入を検討してみるとよいでしょう。
以下の記事で振替の詳細な運用方法を紹介しているので、あわせて読んでみてくださいね。
進級管理
スイミングスクールならではの業務として、進級の管理が挙げられます。
あらかじめ進級の基準や進級テスト日などを保護者に案内し、テスト当日は結果を保護者や生徒に案内する必要があります。
保護者からの問い合わせ対応
また、保護者からのお問い合わせ対応も時間帯が重なると教室の負担になります。
緊急連絡先として電話番号を掲載されている場合がほとんどですが、欠席や送り迎え、休校についてなど、よくある連絡については電話以外でも回答ができるようにしておくと、負担を軽減できます。
イベントなどの参加者募集
進級テストもそうですが、スイミングスクールで定期的な授業以外のイベントやクラスがある場合、参加者を募集する業務が発生します。
また、体験入会を実施している場合には、その受付も必要です。
有料のシステムを導入し出欠を取ることも可能ですが、小規模な場合、Googleフォームなどの無料のシステムを利用して参加者の募集を行うこともできるので、一度利用を検討してみるとよいでしょう。
スイミングスクールで導入できる運営効率化のアイデア
LINEビジネスアカウントを活用する
LINE公式アカウントは、日本でもっとも使われているメッセージアプリ「LINE」が提供する、企業・店舗用のLINEアカウントのことで、スイミングスクールをはじめ、多くの習い事教室でも公式アカウントの導入が進んでいます。
たとえば以下のようなことが可能です。
- 受講者（生徒）へのお知らせ一斉配信
- 受講者（生徒）からの個別のお問合わせ対応
- 体験入会希望者へのフォローアップ
受講者側も使い慣れたツールで教室からの連絡を確認することができるため、教室からの急な連絡を見逃さず安心できます。
LINEの活用方法については以下の記事でも詳細に説明しているので是非チェックしてみてください。
Googleカレンダー・Googleフォームを活用する
予定管理や参加者募集に関するお悩み事については、Googleが提供している「Googleカレンダー」や「Googleフォーム」を利用して解消する方法もあります。
どちらも無料で利用できるプランがあるため、一度利用してみて教室にあった運用が可能か試してみるとよいでしょう。
スクールの運営管理システムを導入する
スイミングスクールの規模がある程度大きい場合、スクールの運営管理に特化したシステムを導入する方法もあります。導入するシステムにもよりますが、多くのシステムが集金や会員管理、予定の管理など、教室運営に関わる業務を効率化できる機能を提供しています。
ほとんどの場合、教室の運用に合わせたカスタマイズ性が高かったり、機能が多くあるものが価格帯が高くなりますが、教室によっては利用しない機能もあるため、お試し期間などを活用し、ご自身のスイミングスクールにあった過不足のない運用が可能かをチェックするとよいでしょう。
一般的なシステムを導入するメリットとデメリットもまとめていますので参考にしてみてくださいね。
システムを導入するメリット
- スクールの運営管理を効率化できるため、講師がその業務をやっている場合にはそのほかの「教える」業務に集中できる
- スクールの運営管理を効率化できるため、別途管理スタッフを雇っている場合には人件費を削減できる
- システム化により、ミスをなくし、担当者の心理的負担を解消できる
- キャッシュレス化・ペーパーレス化により、保護者・生徒からも信頼を得られる
システムを導入するデメリット
- システムにもよるが、有料の場合コストが発生する
- 導入時に生徒側の登録などの手間がかかる
まとめ
スイミングスクールの運営業務は多岐にわたりますが、集金や予定の調整といった事務作業をシステム化し簡略化することで、生徒とコミュニケーションを取ったり、生徒の指導カリキュラムを考えたりと行った、「教える」に直結する業務に時間を使うことができるようになります。
また、手作業はミスや属人化も生まれやすく、教室の規模が大きくなればなるほど、担当者の心理的負担も大きくなります。そのため、スイミングスクールなどの教室を運営する場合、できる限り集金や生徒管理といった作業はシステム化することを検討してみるとよいでしょう。
この記事では、スイミングスクールの運営業務として代表的なものを紹介し、簡略するためのアイデアをいくつか紹介しました。現在スイミングスクールを運営している方や、これからスイミングスクールの運営に挑戦する方の参考になれば幸いです。
GMOレンシュの紹介
チーム・教室のための連絡集金サービス「GMOレンシュ」は、上記で紹介したスクールの運営管理システムのひとつで、スイミングスクールなど、習いごと運営に発生する事務作業を効率化することができるサービスです。
運営業務をスムーズに、「教える」ことに時間を使うというミッションのもと機能開発を行なっており、「集金」「連絡」「予定管理」「受講者管理」といった、教室の運営に役立つ機能が一通り揃っています。
GMOレンシュを導入することで、受講料のお支払いのキャッシュレス化（クレジットカード払い・コンビニ払い・口座振替）に対応できたり、受講者向けのお知らせや予定共有を専用のアプリケーションの開発などは不要で導入することができます。
月額利用料は定額で、生徒数によって変動することがないため、これから教室を始める場合にも安心して導入いただけます。
「教える」にチャレンジしてみる際には、ぜひ一度導入をご検討くださいね。
最後までお読みいただきありがとうございました。
