近年、日本におけるダンス市場は盛り上がりを見せており、2024年に開催されるパリ五輪にはブレイキン（通称：ブレイクダンス）が新種目として採用されるなど、さらなる市場拡大とダンサー人口の増加が見込まれています。
そんななか「ダンススクールをこれから運営してみたいんだけど、運営業務のイメージがつかない」という方も多いのではないでしょうか。
ダンススクールでの運営業務とは？
「ダンス」と一口に言っても、ダンスには様々なジャンルがあります。ジャンルが違うと、どの年代層がメインターゲットになるのかが異なります。また、ジャンルだけでなく「子ども向け」「社会人向け」「高齢者層」「初心者」「プロ向け」など年齢や経験によってもターゲットが変わってくるでしょう。
そのため、ダンススクールの運営業務を一括りにするのは難しいですが、この記事ではジャンル・ターゲットを問わない汎用的な運営業務のコツをまとめてみました。
ダンススクールへの集客業務
ダンススクールの開業手続きを完了した後の、最初の課題はスクールへの集客です。ダンスのジャンルやターゲット層にもよりますが、まずはインターネットを通じて集客を始めてみるのが時間と費用の面で合理的といえるでしょう。
講師がオフラインの場で指導するようなダンススクールの場合、メインターゲットは地域の方となります。もちろん、SNSで影響を持っているような講師の方だとオンラインサロン等で講座を実施したり、遠方の生徒からの受講も期待できますが、この記事では地域の方向けの集客方法を主にご紹介いたします。
Googleビジネスプロフィールに登録する
インターネットでの集客方法はさまざまな方法がありますが、まずは無料のGoogleビジネスプロフィールに登録し、Google検索やGoogleマップ上で運営しているダンススクールが表示されるようにすることからはじめてみるのがよいでしょう。
なぜなら、先述しているようにダンススクールの主なターゲットは開講している地域に関わっている方になるからです。そういった方々が「ダンスを学んでみたい」と感じた際「渋谷駅 ダンススクール」のような検索ワードで検索することが予測できます。
Googleビジネスプロフィールに自社情報を登録し「活動している場所 + ダンススクール」のような検索ワードに対して、ダンススクールの情報を表示させるようにすることで集客が期待できます。予約フォームへの導線を設置できるので、体験入学用のスムーズな導線も用意できます。
無料で簡単に集客効果が期待できるので、まずはGoogleビジネスプロフィールへの登録にチャレンジしてみてください。
問い合わせ先を用意する
生徒数をある程度確保していくためには見込み客からの体験・見学申し込みが継続的に発生している状態が好ましいです。
体験受付などの問い合わせを電話で受付する方法もありますが、応答するためのコストが高いのと見込み客からの心理的なハードルにつながる可能性もあるため、ウェブ上に問い合わせフォームを設置してみるのもよいでしょう。
問い合わせ先を用意する方法は、ホームページに問い合わせフォームを用意するなど様々な方法がありますが、手軽さの観点からSNSのダイレクトメッセージに誘導する方法からはじめてはいかがでしょうか。
この方法でしたら、ホームページの作成・運用コストもかかりませんし、生徒側もそのSNSの利用経験がある可能性が高いので心理的ハードルを下げることにもつながります。先述しているGoogleビジネスプロフィールにはSNSへのリンクを設置することが可能なので、ふたつのサービスを併用することで集客と見込み客確保のためのフォームが簡単に用意できます。
利用するSNSはダンススクールのターゲット層にもよりますが、40代くらいまでならInstagram、40代以上ならFacebookなど、ターゲットによって使い分けてみてもよいでしょう。どちらも運用したいという場合には、Meta社が提供しているMeta Business Suiteを使用することで一元管理することも可能です。管理するSNSが増えるとどうしても管理工数が増えてしまいますが、これなら管理工数を抑えることができます。
ポスティングチラシを送付する
ポスティングチラシは「場所」という視点でのターゲティング精度では、Web広告と比較して高精度な広告媒体になります。最近では、印刷も配送もしてくれるようなサービスもあるので、検討してみるのもよいでしょう。もちろん無料で利用することはできませんが、認知獲得のために即効性のある広告であることは間違いありません。
体験申込後の入会割合や入会後の継続率を算出し、広告として妥当性はあるのか検証しながらポスティング広告の出稿を検討していくのがよいでしょう。
スペースの確保とスケジュール調整業務
ダンススクールでレッスンを行うためには、スペースの確保が必要です。
スペースについては、開業当初から教室の為にスタジオなどを購入した上で開業する必要はなく、レンタルスタジオや市区町村が開放している体育館等を借りることで経営リスクを抑えることができます。
いずれにせよ、レッスンを行うためにはスケジュールに合わせてスペースを用意し、生徒に連絡する作業が発生します。Googleカレンダーなどの予定を共有できるような日程管理ツールを生徒と共有することで、比較的簡単にスケジュールについては共有できるでしょう。また、連絡についてはLINEやDiscord、Slackなどのグループチャットを作成できるツールを活用することで解決することが可能です。
振替レッスンの調整業務
スケジュール調整業務のなかでは振替レッスンの調整が比較的大変な業務になるでしょう。
「週２回レッスンを行う」というサービス提供をしている教室で、講師または生徒がレッスンに参加できない場合に、別スケジュールのレッスンに生徒が参加できるようにするのが振替レッスンです。
振替レッスンを実施するかどうかについてはスクールの判断に委ねられます。必ず実施する必要はありませんが、生徒の満足度や技術向上のために重要な役割を果たすので、一度検討してみてはいかがでしょうか。
一方で振替レッスンは調整と管理の業務コストが膨大になりやすいというのも事実です。コストをできる限り抑えるために、振替や欠席連絡にはあらかじめルールを定めておくと良いでしょう。
例えば「欠席通知をレッスンの12時間前にすること」「元々予定されていたレッスンの24時間以内に振替レッスンを申し込む」などです。
レッスン振替がいくらでも過去に遡れてしまうと突合作業が多くなり調整業務が煩雑になります。また、生徒とのトラブルの原因にもつながります。教室運営をスムーズに安全に行うためにも振替レッスンを設ける際にはルールを必ず用意するようにしましょう。また、振替レッスンの調整ではダブルブッキングの発生リスクがあります。ダブルブッキングが発生してしまうと、さらに調整コストが発生します。直前まで気づけなかった場合には生徒からの信用を損なう可能性もあるのでリスクを最小限に抑えるために仕組みを事前に考えておきましょう。
振替レッスンの調整リスクを減らすためには？
調整ミスのリスクを最小限に抑えるためには、管理ツールを導入する方法もあります。生徒数やスケジュールの枠組みもよりますが、50人〜100人規模になってくると振替レッスンの調整業が日常的に発生します。ツールを導入し、空いているスケジュールに対して、生徒側が振替レッスンを申し込みしてもらうようにするなどの方法で、リスクを軽減することが期待できます。
また、スケジュール調整と生徒への連絡業務が1日に30分発生した場合、30日あたり15時間もの業務が発生してしまいます。人件費とツール導入費を考慮して合理的であれば、ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
月謝管理業務
月謝管理はすべてのダンススクールで毎月発生する業務です。生徒数の増加や、スキルや年齢に応じて料金が異なるクラスを用意した場合、月謝管理はどんどん複雑になっていきます。また、特に大人向けのダンススクールの場合は未払い問題も発生しやすいです。未払いが発生した場合は、その生徒と未払金の管理、および督促業務が発生します。
月謝管理とは？
月謝はスクールにおいては大切な収入源になります。ダンススクールの場合、スペースの利用料や講師費用などレッスンを開催するだけで支出が発生します。支出が収入を上回ってしまうと安定したスクール運営を続けることはできません。安定したスクール運営のためには、すべての生徒から月謝を確実に回収する必要があります。しかし、生徒数が増えるほど徴収作業や入金管理は煩雑になってしまいます。
月謝袋や銀行振込によって生徒から入金してもらう場合、教室側が手作業で入金の突合作業を行う必要があります。月謝袋の場合、教室側では小銭の用意をする必要があり、金銭の受け渡し額でミスが発生するリスクや紛失のリスクがあります。銀行振込の場合は生徒の名前と振込名義が違うケースが考えられるため、確認工数が増えます。振込金額が違う場合に余剰金を返金すると、振込手数料がかかってしまうなどのリスクが発生します。
月謝管理では、生徒数が増えれば増えるほど、リスクと手間も増加していきます。
ダンススクールの生徒数が30名ほどの場合はMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートでの管理で問題なく運営可能かもしれませんが、紛失などの信用を損ねるような重大なリスクが発生する可能性もあるため、集金システムの導入を早い段階で検討してみるとよいでしょう。
未払金の管理と督促業務について
上述しているように、安定したスクール運営のためには、すべての生徒から月謝を確実に回収する必要があります。そのため未払金が発生した際には督促業務が発生します。未払金による損失を発生させないためにも督促業務は重要ですが、生徒に対して督促を行うのは心理的な負担も大きい作業です。また、実際には支払いが完了している生徒に督促を行った場合、不信感にもつながるため突合作業には正確さが求められます。
担当者の心理的負担の軽減や回収率を上げるためにも、督促を自動化する集金システムの導入も検討してみてください。
GMOレンシュの紹介
ダンススクール運営ではスケジュールの調整や集金関連業務の負担が大きくなりやすいです。生徒数が少ない間では手作業での管理でもよいですが、生徒数やクラスが増えていくと少しずつ業務の複雑性が増していきます。
チーム・教室のための連絡集金サービス「GMOレンシュ」では、運営業務をスムーズに、「教えること」に時間を使うというミッションのもと機能開発を行なっています。GMOレンシュの特徴として集金・連絡・予定機能があり、ダンススクールで発生する事務作業の多くをペーパーレス・自動化できるという特徴が挙げられます。
GMOレンシュではクレジットカード決済・コンビニ払い・口座振替で生徒が月謝の支払いをすることができます。単発課金や継続課金の機能もあるので、払い忘れを防ぐことが可能です。また、生徒側で自動支払い設定をしておくことで、自動で支払いが行われます。未払いの際には期日前に自動で催促を行います。期日後の未払い金に関しても、いつでもボタンひとつで督促の連絡を行なってくれるため担当者の心理的負担を軽減することが可能です。
レッスンやイベントの情報を登録すると、自動的に生徒にお知らせされます。LINEでもメールでも連絡が一括されるので、もれなく対象の会員に連絡することが可能です。
まとめ
ダンススクールを開業したあと、生徒がある程度増えてくると集金やスケジュール調整などの事務作業の負担、リスクが大きくなってきます。
GMOレンシュはコーディングなどの専門知識は不要で教室・スクール運営を楽にする機能がたくさん揃っているので、ダンススクールの運営効率を改善していきたいと思っている方は、ぜひ検討してみてください。
