長年、野球は日本で圧倒的に人気のスポーツです。近年のメジャーリーグでの日本人選手の活躍に憧れ、子供の頃から野球を習い始める子も多いのではないでしょうか。
野球を始める年齢は、家庭やチームの方針に寄っても異なりますが、年中から参加することができる少年野球チームなどもあります。また、習い事とは異なり、「チーム」として、生徒の親や地域の方が運営に携わるケースもあり、運営の業務は多岐にあたっています。
この記事では、少年野球や草野球などの野球チームを運営している方や、これから運営を任されたという方向けに、代表的な運営業務と、運営の効率化に使えるアイデアをいくつかご紹介します。
野球チームの代表的な運営業務
メンバー管理
すべてのスクールでいえることですが、所属する生徒の管理は必須です。生徒が未成年の場合、緊急の連絡先や住所などを必ずチーム側で把握しておく必要があります。
管理方法として代表的なものは紙の入会申込書のほか、エクセル等のデータで管理する方法があります。どの方法でも、個人情報のため適切な方法で管理するように細心の注意をはらいましょう。
集金
月謝や選手登録費、遠征時の移動費などの集金は、野球チームの運営業務の中でかなり大きい割合を占める業務に当たるでしょう。毎月の請求額を算出し、支払締切日までにもれなく集金を行う必要があります。
集金方法の代表的なものは以下があります。
| 集金方法 | 導入のしやすさ | 手数料 | 管理のしやすさ | 安全性 |
| 現金集金 | ★★★ | 無料 | △ | ★ |
| クレジットカード | ★ | 有料（3~4%） | ◎ | ★★ |
| 口座振替（自動引き落とし） | ★ | 有料（1~3%+初期費用） | ◯ | ★★★ |
| 口座振込 | ★★★ | 有料（※振込側負担） | △ | ★★ |
| QRコード決済 | ★ | 有料（1.5~4%） | ◯ | ★★ |
練習時に集まる際に現金で集金する方法が一番手軽ですが、子どもが現金を持ち運ぶ不安や、コーチが大きなお金を管理しないといけないといった心理的不安も発生します。
そのため、チーム規模がある程度大きくなってきたら、クレジットカードや口座振替など、現金を扱わないで良い方法に切り替えるのがおすすめです。
クレジットカードや口座振替などの場合、支払履歴をすぐに確認でき、管理がしやすいと言ったメリットもあります。
グラウンドの予約や練習試合の調整、送迎など
また、野球チームの場合グラウンドの予約や練習試合の相手の調整などの業務も発生します。
決まった日程でグラウンドを使える場合は良いですが、予約の必要がある場合などには、グラウンド係などをおいて管理されているチームもあるようです。
練習場所や練習試合の日程が決まったら、時間や集合場所、持ち物などを保護者へ伝える必要があります。
保護者からの問い合わせ対応
上記にも関連しますが、チームによっては、保護者との連絡もコーチや監督が窓口となる場合があります。練習の欠席などの連絡を行う方法も案内しておきましょう。
最近ではLINEのグループやビジネスアカウントを使ってチーム内で連絡を取り合うケースが多いようですが、保護者同士のトラブルなどにならないよう、運営者側でも注意を払う必要があります。
イベントなどの参加者募集
練習試合のほか、定期的な練習以外のイベントや個別指導などがある場合、参加者を募集する業務が発生します。
また、チームの体験入会を実施している場合には、その受付も必要です。
有料のシステムを導入し出欠を取ることも可能ですが、小規模な場合、Googleフォームなどの無料のシステムを利用して参加者の募集を行うこともできるので、一度利用を検討してみるとよいでしょう。
野球チームで導入できる運営効率化のアイデア
LINEビジネスアカウントを活用する
LINE公式アカウントは、日本でもっとも使われているメッセージアプリ「LINE」が提供する、企業・店舗用のLINEアカウントのことです。営利目的ではなくてもアカウントの取得は可能となっており、野球チームをはじめ、多くのチームで公式アカウントの導入が進んでいます。
たとえば以下のようなことが可能です。
- 選手へのお知らせ一斉配信
- 選手・保護者からの個別のお問合わせ対応
- 体験入会希望者へのフォローアップ
選手・生徒側も使い慣れたツールでチームからの連絡を確認することができるため、チームからの急な連絡を見逃さず安心できます。
LINEの活用方法については以下の記事でも詳細に説明しているので是非チェックしてみてください。
Googleカレンダー・Googleフォームを活用する
予定管理や参加者募集に関するお悩み事については、Googleが提供している「Googleカレンダー」や「Googleフォーム」を利用して解消する方法もあります。
どちらも無料で利用できるプランがあるため、一度利用してみて教室にあった運用が可能か試してみるとよいでしょう。
スクール・チームの運営管理システムを導入する
チームの規模がある程度大きい場合、チームの運営管理に特化したシステムを導入する方法もあります。導入するシステムにもよりますが、多くのシステムが集金や会員管理、予定の管理など、チーム運営に関わる業務を効率化できる機能を提供しています。
ほとんどの場合、チームの運用に合わせたカスタマイズ性が高かったり、機能が多くあるものが価格帯が高くなりますが、利用しない機能もあるため、お試し期間などを活用し、ご自身のチームにあった過不足のない運用が可能かをチェックするとよいでしょう。
一般的なシステムを導入するメリットとデメリットもまとめていますので参考にしてみてくださいね。
システムを導入するメリット
- チームの運営管理を効率化できるため、コーチがその業務をやっている場合にはそのほかの「教える」業務に集中できる
- チームの運営管理を効率化できるため、別途管理スタッフを雇っている場合には人件費を削減できる
- システム化により、ミスをなくし、担当者の心理的負担を解消できる
- キャッシュレス化・ペーパーレス化により、保護者・選手からも信頼を得られる
システムを導入するデメリット
- システムにもよるが、有料の場合コストが発生する
- 導入時に選手・保護者側の登録などの手間がかかる
まとめ
野球チームの運営業務は多岐にわたりますが、集金や予定の調整といった事務作業をシステム化し簡略化することで、選手とコミュニケーションを取ったり、選手の指導カリキュラムを考えたりと行った、「教える」に直結する業務に時間を使うことができるようになります。
また、手作業はミスや属人化も生まれやすく、チームの規模が大きくなればなるほど、担当者の心理的負担も大きくなります。そのため、野球チームを運営する場合、できる限り集金やメンバー管理といった作業はシステム化することを検討してみるとよいでしょう。
この記事では、野球チームの運営業務として代表的なものを紹介し、簡略するためのアイデアをいくつか紹介しました。現在野球チームを運営している方や、これから野球チームの運営に挑戦する方の参考になれば幸いです。
GMOレンシュの紹介
チーム・教室のための連絡集金サービス「GMOレンシュ」は、上記で紹介したスクールの運営管理システムのひとつで、野球チームやサッカーチームの運営に発生する事務作業を効率化することができるサービスです。
運営業務をスムーズに、「教える」ことに時間を使うというミッションのもと機能開発を行なっており、「集金」「連絡」「予定管理」「受講者管理」といった、教室の運営に役立つ機能が一通り揃っています。
プロサッカーチームのユースチームや、プロバスケットボールチームのスクールでも導入が進んでおり、安心して導入することができます。
GMOレンシュを導入することで、月謝のお支払いのキャッシュレス化（クレジットカード払い・コンビニ払い・口座振替）に対応できたり、受講者向けのお知らせや予定共有を専用のアプリケーションの開発などは不要でシステム化できるメリットがあります。
「教える」ことに関わっているみなさまは、ぜひ一度導入をご検討くださいね。
最後までお読みいただきありがとうございました。
