スポーツ団体や習い事の教室を運営する際には、会員管理システムを導入することで運営で発生する手間や人的ミス、経営リスクを減らすことができます。
この記事では、会員管理システムの概要と会員管理システムを選ぶ際に大事なポイントや機能を解説しています。ぜひ、参考にしてみてくださいね。
スポーツ団体・習い事教室向け会員管理システムとは
団体に参加しているメンバーの名簿情報や入会・退会の管理、会費の請求などを管理することを中心においているシステムです。スポーツ団体やフィットネスクラブ、習い事教室で発生する運営業務を支えるシステムです。
会員管理システムでできること
多くのスポーツ団体・習い事教室が会員管理システムを利用していますが、会員管理システムを導入するメリットは多くあります。会員管理システムが提供している機能として代表的な例としては以下の機能が挙げられます。
- 入会機能
- 会員情報の管理
- 決済・請求機能
- 連絡機能
- 日程調整機能
- 予約機能
会員管理システム – 入会・退会機能
入会・退会を管理するシステムです。従来は受講生に紙に記入してもらい、入会・退会を管理していた業務をペーパーレス化、半自動化することが可能になります。そのため、プリンター、紙を用意する必要がなくなります。また、クラブ・教室の講師が先生としての業務に集中することが可能になり、業務効率化が図られます。
会員管理システム – 会員情報の管理
入会時にオンライン・電子端末上で記入してもらった情報を自動的に保存することが可能です。
紙で個人情報を受け取る場合、社内で情報を物理的に保存するため、外部への情報漏洩のリスクや、情報を閲覧すべきではない社員が情報を盗み見るようなリスクが発生します。オンラインに移行するとそのリスクを抑えることが可能なので、信用を損なうようなリスクを減らすことにつながります。
また、転記作業がなくなるため運営の効率化にもつながります。
会員管理システム – 決済・請求機能
スポーツ団体・習い事教室を運営している場合、会員からは入会金・月謝・イベント参加費などさまざまなお金を受け取る必要があります。オンライン決済での支払いに移行することでさまざまなメリットがあります。
月謝袋で支払いを管理する場合、小銭の用意や突合作業、銀行口座への入金など多くの事務作業が発生します。また、受け取りの際には領収書を持ち歩く必要もあるでしょう。最悪の場合、受け取ったお金を紛失するリスクもありますし、不正の温床となるリスクもあります。結果として、受講生や保護者からの信用を失う可能性もあります。オンライン決済をすることで、経理業務の運用も効率化できるため、さまざまな面でメリットがあります。
また、受講生は現金を用意する作業が発生したり、小さいお子さんにお金をもたせたりなどさまざまな点で手間が発生してしまうため、満足度が低下する恐れがあります。
決済機能を導入することで、運営業務の効率化、経営上のリスク低下、受講生の満足度向上につながります。
決済だけではなく、支払い忘れが発生した際の督促の自動通知、会員ごとに過去の支払いを一覧化してくれる機能などもあるため、経理業務を効率化することも可能です。
会員管理システム – 連絡機能
いままで紙や掲示板などで案内していた情報をメールやLINEなどのコミュニケーションツールを通して送信することが可能になります。システムによっては会員ごとのページに情報を掲載したり、該当の会員のみに連絡を通知したり、既読未読を管理できたりするため「情報が届いているんだろうか」という不安をなくすことができます。
会員管理システム – 日程調整機能
会員用のマイページを発行して、会員ごとのスケジュールを表示させることが可能です。クラスごとにレッスンを実施する曜日が異なる場合や、会員との日程調整が毎週発生する場合に非常に便利です。システムによっては、振替機能を提供していたり、作成したイベントに対してクラス内募集を募ったりできます。
会員管理システム – 予約機能
多くのスポーツ団体・習い事教室では体験入会を設けています。電話で受付していると、レッスンを実施しているタイミングで電話がかかってくる可能性があるめ、先生としての業務に集中できないケースがあります。また、体験入会に定員を設けている場合にWebフォームを利用していると、Webフォームには回答の定員を設定できない場合が多いため、お断りの連絡をする業務が発生します。
スポール団体・習い事教室向けの会員管理システムは体験入会を想定した予約機能がついている場合が多いため、上記のような悩みを解決することが可能です。
外部向けの予約機能だけではなく、受講生のみが予約できるような機能があると、定員を設けた特別レッスンの募集管理が容易になります。
まとめ
スポーツ団体・習い事教室の運営ではさまざまな業務が発生しますが、会員管理システムを導入することで、多くの業務を効率化することが可能になります。会員管理システムは「どの業務を効率化したいか」が明確になっているとサービス選びが容易になります。
運営業務の効率化を低コストで実現できますし、受講者にとっては月謝支払いの利便性が向上するためスポーツ団体・習い事教室向けの会員管理システムの需要は着々と高まってきています。
ぜひこの記事を参考に、改めて会員管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
GMOレンシュの紹介
チーム・教室のための連絡集金サービス「GMOレンシュ」は、上記で紹介したスポーツ団体・習い事教室向けの会員管理システムのひとつです。ジャンルを問わず、習い事運営で発生するさまざまな作業を効率化することができます。
『運営業務をスムーズに、「教える」ことに時間を使う』というミッションのもと機能開発を行なっており、「集金」「連絡」「予定管理」「受講者管理」といった、教室の運営に役立つ機能を幅広く提供しています。
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導入いただいた事業者さまへのインタビューも公開しておりますので、ぜひご参考になれば幸いです。
この記事が会員管理システムを選ぶ際の参考になれば幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました！
